【どうやって経理の引継ぎを楽にするか？】経理部長が実践している方法
お疲れ様です。丸ノ内の財務マンです。経理職が最も苦労する事。それは引継ぎです。経理の仕事は正確で当たり前であり、減点方式で仕事の評価がなされます。悲しいことに引継いだ直後の仕事も同様に減点方式です。
今回は、引継ぎに焦点を当て、私が実践している経理の引継ぎを楽にする方法を紹介します。もし役に立ったらシェア等してもらえると嬉しいです。
- マニュアル作成からスタートしない
- 動画やスクリーンショットをうまく使い、雑なマニュアルを作成する
- ジョブローテーションを積極的に行う
マニュアル作成からスタートしない
引継ぎが課題という話になると、「マニュアルを作成しましょう！」と号令をかける部長陣がいます。私としては「イケてない号令」だと思っています。何故なら、経理部メンバーにそんな時間的余裕はないからです。忙しい中、いつ使うか分からないマニュアル作成に時間をかけれるか！と思うわけです。
その為、まず行うことは業務効率化です。ポイントは5分の短縮を積み重ねる事です。
5分短縮する→短縮した5分で次の改善を行う→10分短縮する→短縮した10分で次の改善を行う→・・・・この繰り返し。
根本的な課題は、マニュアルが無いことではなく、マニュアル作成に時間がさけないことが多いため、まずは業務改善から着手することをお勧めしています。
動画やスクリーンショットをうまく使い、雑なマニュアルを作成する
業務改善をほどほどに行った後、少しマニュアル作成に工数が取れるようになった場合、次は雑なマニュアルを作成しましょう。雑でOKです。むしろ雑なくらいがちょうど良いです。
具体的には、私は以下2つの方法が良いと思っています。
- zoomで説明し、それを録画する。
- 業務手順のスクリーンショットをただwordに張り付ける。
この段階で重要なことは、1個の完璧なマニュアルを作成することではなく、10個の雑なマニュアルが出来上がることです。マニュアルが無い状態と、雑でもマニュアルが状態だと、絶対雑でもマニュアルが状態の方が引継ぎは楽です。段違いです。1個完璧vs10個雑だと、10倍もの差が出ます。
加えて、雑に作っていた方が変更が容易です。皆さんもマニュアル完成後に修正が入ると、億劫になることないでしょうか？（私はめっちゃある）
そんな時でもまた雑に作ればよいのです。気が楽です。
ジョブローテーションを積極的に行う
これはキャリア醸成の観点でも良いと私は思っています。出金側しか経験していない人が、入金側も行う。そうするとジョブローテした人は入出金どちらも理解できます。職務履歴書に経験として1つ追加できます。転職にも有利に働いてきます。
本筋を話すと、ジョブローテを行うと、雑なマニュアルに色んな視点が加わっていくのです。そうすることで、だれが読んでも1回で分かるマニュアルが作られていくのです。マニュアルは1人で作成するのではなく、経理部みんなで作成する方がより意味のある強固なマニュアルになっていきます。
加えて、ジョブローテを行っていると、1つの業務に複数人が対応できる体制になるため、万が一誰かが決算中に体調を壊したとしても、カバーが出来ます。
ただジョブローテをするとミスが出てしまうのでは？という意見もありますが、①キャリア醸成、②マニュアルに色んな視点が入る、③カバー体制の強化というメリットもあります。状況をかんがみ、実施判断が出来ればよいかと。
まとめ
いかがでしょうか。私が実践している引継ぎへの対応でした。引継ぎが課題の経理部は、課題を誤ってはいけません。引継ぎ時にマニュアルが無いことではなく、マニュアル作成に時間がさけないことが多く、見受けられます。何をするにしてもまずはアクションを打てる工数があるかどうかです。本記事をここまで読んでいただいた方には、ぜひ私が絶望的な状態から業務改善等を繰り返した軌跡を以下の記事もご一読ください。
marunouchizaimu.hatenablog.com
